Utilizzare il CMS

Grazie all’abbinamento ad un Content Management System, è possibile accedere, dal portale web della piattaforma, ad uno spazio di archiviazione condiviso per la gestione di file, storico chiamate e utenze.

La piattaforma gestisce l’accesso al contenuto del Content Management System e ad alcune delle sue funzionalità attraverso un sistema di gerarchie, permettendo di regolare l’utilizzo in base alla tipologia di utente con il quale viene effettuato l’accesso.

I ruoli che possono essere conferiti ad ogni utenza sono quattro:

  • USER: abilitato alle chiamate ma non all’accesso al CMS, può visualizzare il proprio storico delle chiamate recenti;
  • MANAGER: abilitato alle chiamate e all’accesso ai contenuti del CMS (Immagini, Documenti, Storico Chiamate di tutti gli utenti del workspace, creazione di Utenze Guest);
  • ADMIN: abilitato alle chiamate e all’accesso a tutte le voci del CMS, inclusa la gestione degli Utenti;
  • BLOCKED: utente bloccato a tutte le funzionalità (account non più utilizzabile).

Se alla propria utenza è assegnato il ruolo ADMIN o MANAGER, dalla pagina Contatti è possibile accedere allo spazio di archiviazione documenti e gestione piattaforma cliccando sul pulsante Dashboard in alto a sinistra.

File: Immagini e Documenti

Alle voci Immagini e Documenti è possibile caricare da locale nuovi file di tipo .JPG e .PDF: questi saranno disponibili per la condivisione durante le sessioni.

È possibile modificare alcuni dettagli riferiti ai file direttamente dal database online (come il nome) e assegnare dei tag di ricerca per raggrupparli in categorie. Ogni file può essere scaricato, visualizzato in preview o cancellato, usando i bottoni rappresentati dalle icone visibili sulla rispettiva riga della tabella, alla voce Azioni.

Storico Chiamate

Alla voce Storico Chiamate è possibile consultare la lista delle chiamate avvenute usando la piattaforma.

Ispezionando i dettagli della singola chiamata, utilizzando l’apposito pulsante, è possibile accedere, oltre a dati sui partecipanti coinvolti, data e durata, ai contenuti condivisi e salvati durante la sessione, come ad esempio le immagini scambiate in Modalità Foto e le acquisizioni avvenute durante il video streaming.

Sarà possibile, grazie alla funzione Salva su CMS, salvare questa documentazione sulla piattaforma, per renderla accessibile durante gli interventi futuri.
All’interno dei dettagli chiamata è possibile aggiungere una descrizione della singola chiamata per meglio identificare e dettagliare lo scopo dell’intervento.

Cliccando sul pulsante Esporta Lista è possibile scaricare una tabella di Excel (in formato .xlsx) contenente tutti i dati delle chiamate registrate a database. Se è stata effettuata una ricerca sulla lista dello storico chiamate (ad esempio ricercando tutte le sessioni effettuate da un certo operatore) verrà esportato soltanto il contenuto risultante dal filtro applicato.

Utenti (disponibile solo per utenti ADMIN)

Alla voce Utenti è possibile visualizzare e modificare tutte le utenze abbinate alla piattaforma e crearne di nuove fino al massimale concesso dal numero di licenze disponibili per il workspace. Per creare una nuova utenza è necessario cliccare sul pulsante Nuovo Utente che genererà in automatico un nuovo utente in cima alla lista: bisognerà quindi compilare tutti i campi specificati: email, password, nome, cognome e tipo di utente.
Ad ogni utente possono essere abbinate le quattro diverse tipologie di ruolo disponibili nel menu dropdown.

Ognuna di queste voci sarà liberamente modificabile da un utente ADMIN anche dopo la creazione dell’utenza.

Attenzione! Una volta generata un’utenza non sarà possibile cancellarla, ma sarà necessario bloccare l’utente terminare la validità dell’account.

Utenti Guest (disponibile solo per utenti MANAGER e ADMIN)

Utilizzando un workspace abilitato alla funzione Utenze Guest è possibile generare account temporanei, della durata di 24 ore dalla prima sessione effettuata.

Questa tipologia di utenze viene utilizzata principalmente quando gli interventi vedono coinvolti utenti non appartenenti all’organizzazione, che non necessitano quindi di una licenza permanente. All’interno della sezione Utenti Guest del CMS è visualizzato il numero di token disponibili per la creazione, la lista delle utenze già create comprensive dei dettagli sulla data di creazione e di scadenza degli account.

Per creare nuove Utenze Guest da distribuire è necessario premere il pulsante NUOVO GUEST, il sistema chiederà conferma dell’utilizzo di un token per la generazione dell’utenza. Una volta confermata verrà generato un Guest ID e un PIN, che serviranno come credenziali di accesso temporanee alla piattaforma, verrà inoltre richiesto di attribuire un nome all’utenza appena creata, in modo da renderla riconoscibile.

Per condividere le credenziali appena create è possibile utilizzare le action disponibili per l’utenza:

  • Copia credenziali – permette di copiare le credenziali in forma testuale, i link per l’accesso e per il download dell’applicazione, in modo da condividerle esternamente alla piattaforma.
  • Invia credenziali tramite email – effettua l’invio di un’email contenente le credenziali e i link necessari all’accesso, all’indirizzo email inserito.